Коли у 1993 році починав працювати у міській раді, то уявлення про роботу архівів мав приблизне. Знав, що на кожному підприємстві зобов’язані зберігати накази, звіти, штатні розписи, інформацію про працівників та отриману ними заробітну плату. Ось мабуть і все.
Стрімко пролетіли роки. Змінилося шість скликань депутатів міської ради, покоління керівників та членів виконавчого комітету, посадових осіб відділів і управлінь.
З вдячністю за переданий досвід згадую кожного з них: Віталія Анатолійовича Косих, Миколу Федотовича Черненького, Олександра Костянтиновича Пронікова, Миколу Івановича Стрільця, Віктора Петровича Бешуна, Ганну Єгорівну Шелест, Василя Васильовича Матіяша, Леоніда Тихоновича Зайчика, Івана Микитовича Сергієнка, Віктора Миколайовича Кірпічова, Петра Андрійовича Шеремета, Бориса Георгійовича Чемісова, Галину Андріївну Лозовську, Марію Яківну Бистрову, Олександру Михайлівну Сережко, Валентину Володимирівну Чечетку, Миколу Яковича Дікана та багатьох, багатьох інших.
Доля розпорядилася так, що останніх п’ять років працюю начальником архівного відділу міської ради. Намагаюсь зробити все можливе, щоб поповнити архіви міста, зберегти важливі документи та забезпечити використання інформації з них для потреб фізичних і юридичних осіб.
Чернігівський міський державний архів створений у жовтні 1930 року. З 9 вересня 1941 року по 23 вересня 1943 року він не працював. У березні 1944 року архів вже мав у штаті 8 працівників.
У 1959 році міський державний архів підпорядковано виконавчому комітету Чернігівської міської Ради депутатів трудящих. З липня 1956 року архівосховище по збереженню документів Національного архівного фонду розміщене у приміщені міської ради.
Архівний відділ Чернігівської міської ради створено 19 червня 2002 року шляхом реорганізації міського державного архіву. 12 грудня 2008 року ліквідовано трудовий архів міської ради, а документи передано до архівного відділу.
Сьогодні у семи архівосховищах відділу в 427 фондах зберігається близько 48 тисяч архівних справ. У тому числі 19 тисяч справ управлінської документації постійного строку зберігання за 1943 - 2005 роки 79 юридичних осіб.
Це в першу чергу документи міської ради за 1971 - 2001 роки, Деснянської та Новозаводської районних у місті рад з часу створення у 1974 році до 2001 року, управління архітектури та містобудування міської ради за 1944-2002 роки. Саме за ними до відділу надходить найбільше запитів.
У шести архівосховищах трудового архіву архівного відділу зберігаються близько 29 тисяч справ з документами, що були нагромаджені у процесі документування службових, трудових, інших правовідносин 348 ліквідованих юридичних осіб міста, з архівними документами, що не належать до Національного архівного фонду і були передані на зберігання до міської ради.
Архівним відділом постійно забезпечується оперативне вирішення питань, порушених у зверненнях, неухильне дотримання графіку приймання громадян та представників підприємств, установ і організацій міста.
У 2010 році посадовими особами відділу розглянуто 2310 звернень громадян та 197 запитів юридичних осіб щодо отримання архівних довідок, копій, витягів з документів, довідок про заробітну плату, витягів з наказів ліквідованих юридичних осіб, консультацій з питань архівної справи та діловодства тощо. Всі звернення та запити розглянуті у встановлені законом строки.
Для роботи з документами Національного архівного фонду, отримання архівних копій, витягів із рішень (розпоряджень), архівних довідок щодо підтвердження отримання житла, земельної ділянки, обрання депутатом міської, районних у місті рад, інших окремих фактів необхідно звернутися до архівного відділу.
Прийом громадян у понеділок, п’ятницю з 8:30 до 12:00, у середу з 10:00 до 12:00 по вул. Магістратська, 7, к. 7. З питань надання архівних довідок про заробітну плату та витягів з наказів ліквідованих юридичних осіб, передачі документів ліквідованих підприємств, установ та організацій необхідно звернутися до трудового архіву архівного відділу у вівторок, четвер з 9:00 до 13:00 по вул. Мстиславська, 8.
При зверненні потрібно мати паспорт. Письмові звернення адресуються секретарю міської ради і розглядаються після його резолюції. Листи від юридичних осіб надаються до канцелярії загального відділу міської ради (вул. Магістратська, 7). Заяви від громадян – до відділу звернень громадян та соціальних питань міської ради (вул. Шевченка, 9).
У звернені необхідно вказати повну поштову адресу заявника, який документ йому необхідно та додати ксерокопії пояснюючих документів (паспорта, свідоцтва, договору тощо). Заяви без адреси та підпису заявника не розглядаються.
Протягом року 72 працівника діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста отримали докладні консультації з питань архівної справи та діловодства. 124 посадові особи місцевого самоврядування, державні службовці, працівники правоохоронних органів та фізичні особи ознайомлені у відділі з 399 архівними справами.
У 2010 році проведено дев’ять засідань експертної комісії архівного відділу. На засіданнях розглянуті номенклатури справ; описи справ постійного зберігання та з особового складу; акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду 58 підприємств, установ та організацій міста.
На офіційному Веб-порталі Чернігівської міської ради розміщено інформацію про архівну справу і діловодство. Для надання консультацій з питань архівної справи і діловодства крім особистого прийому та відповідей по телефону використовується також електронна адреса відділу - [email protected].
За рік проведено п’ять виставок архівних документів: «З питань архівної справи і діловодства»; «Пам’ятки історії та культури міста Чернігова»; «Про герб міста Чернігова»; «Історія Чернігівського дитячого будинку сліпих»; «Чернігів - 1945 рік».
Постійне зростання архівних документів створило дві проблеми - переповнення сховищ та значне збільшення запитів. Через завантаженість архівосховищ відділом вичерпані можливості приймання документів. В установах та організаціях міста зберігаються справи, строки відомчого зберігання яких закінчені. За статистичними даними у Чернігові зареєстровано близько 3,5 тисяч юридичних осіб. Щорічно частина з них проходить процес ліквідації і за відсутності правонаступників повинна передавати справи архівному відділу. Місце ж для їх розміщення відсутнє.
Через збільшення звернень та запитів вичерпуються можливості вирішення порушених у них питань у встановлені законом строки. Для повноцінного функціонування архівний відділ потребує виділення додаткових штатних одиниць та надання приміщень під архівосховища.
Втратити документи можна швидко, а зібрати і зберегти безцінну спадщину, яка ґрунтується на архівних справах, дуже непросто. І якщо справи, що мають постійний строк зберігання - це історія підприємств, установ, організацій, міста в цілому, то кожний документ із особового складу - ще доля окремої людини, яка буде потребувати підтвердження стажу роботи, розміру доходів, іншої необхідної інформації, це доля кожного з нас.
Користуючись нагодою хочу подякувати головних спеціалістів архівного відділу Оксану Валеріївну Жадько та Лідію Григорівну Буцко за сумлінну працю та привітати всіх архівістів і працівників підприємств, установ і організацій, які відповідають за архів з професійним святом - Днем працівників архівних установ. Бажаю Вам, шановні колеги, міцного здоров’я, родинного щастя, успіхів у роботі на користь нашого рідного Чернігова та його жителів, добра і достатку!
Начальник архівного відділу
Чернігівської міської ради
Геннадій Крисько